Архивы

Тема рассылки - работа с архивами.
Должна сразу сказать, что наиболее подробную информацию по работе с конкретными архивами и частично сведения об их фондах вы можете найти
на сайте www.rusarchives.ru. (ссылка больше не актуальна)

На нашем сайте www.vgd.ru в разделе "Поиск по городам" вы можете найти сведения об архивах, отсутствующих на том сайте (это сайт только про
российские архивы), некоторые личные впечатления о работе с архивами (пока их мало, но, думаю, вы поделитесь) и сведения о людях, которые для вас могут навести в архивах какие-то справки, зайти, например, там в читальный зал и посмотреть опись. В данной рассылке я изложу только то, что вы, наверняка, в сети читать не будете (потому что эта информация разбросана по различным многословным и сложным для восприятия документам) и то, чего в других местах просто не написано.

Зачем существуют архивы?

Первое, что надо усвоить для успешной работы с архивами v это то, что они существуют вовсе не для того, чтобы удовлетворять наши потребности. Архивы v государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Они руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов.

Главный из них - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, предыдущие были приняты в 1983 году, сейчас появились новые. Но и раньше и сейчас первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, ответ на запросы стоит далеко не на первом месте.

У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчет бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Архив в принципе не может перестроиться быстро v допустим, появилось много генеалогических заказов, логично было бы нанять новых сотрудников, но сделать этого нельзя, просто права такого нет.

О чем и как можно попросить архив

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
сведения о том, кто его написал v название организации или фамилию имя и отчество гражданина, почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте, тему - то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос, хронологические рамки запрашиваемой информации - просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи - один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай). Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Архивисты меня за такой совет не похвалят, но это действительно помогает.

Запрос пишется на имя директора архива.
Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними v обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.

При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Что архивы сделают для вас бесплатно

Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о: подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.); пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; реабилитации.

Впрочем, плату могут взимать и по социально правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1v5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив.

Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.

Что архивы делают за деньги

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве можно создавать специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы, но запланировать это все равно нужно заранее, сразу, вдруг, сделать это невозможно.

Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем, так что по закону имеете право торговаться.

Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива.

Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.

Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

Не стоит пытаться нанять работника архива для проведения генеалогического исследования в приватном порядке, не договорившись с директором архива. Они не могут просто взять документ и изучать его. Выдача документов работникам архива оформляется заказами (требованиями) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Заказы (требования) работников архива визируются руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения
необходимости получения этих документов для работы.

Заказы (требования) работников архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. То есть, в принципе, вы можете попросить директора архива порекомендовать вам кого-нибудь для выполнения каких-то дополнительных работ и иногда директор рекомендует сотрудника и он действительно находит то, что обычным порядком не находится за дополнительную плату, только помните, договариваться нужно именно с директором. На выполнение каждого официального заказа отводится определенное время, заработная плата работника не зависит от того, насколько хорошо он выполнит ваш заказ и найдет ли то, что вам нужно, но, не среагировав на запрос в срок, он может пострадать. Поэтому, если в своем запросе вы неправильно укажете, например, наименование населенного пункта, весьма вероятно, что вам сообщат, что такого селения не существует в природе и на этом все закончится.

Поэтому запросы надо писать как можно более точно. Лучше заранее знать, какие именно архивные документы содержат нужную вам информацию и указывать их в запросе. Узнать это вполне возможно.

Что хранится в архивах

Все документы в архиве должны быть учтены, и они действительно учтены, только некоторые не подробно.
Основные единицы учета - архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения. Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

Единица хранения документов на бумажной основе - дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной
единице хранения.

Даже если в россыпи хранятся очень нужные вам документы, вам их не дают - пользователям дают только прошитые и пронумерованные единицы хранения. Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы)
помещаются в начале.

Описи создаются в трех экземплярах, третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.
Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Указатель - архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода вы можете написать в архив не только что вы хотите узнать, но и по каким именно документам вы хотите это узнать, это существенно повысит вероятность устраивающего вас ответа.

Какой можно получить ответ
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

Если документы наличествовали, в результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива.

Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат.

В справке допускается цитирование документов.

• Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
• Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
• Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.
• В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
• В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
• В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
• В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
• Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа ? ?апостиля¦. На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.

Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.

Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.

При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.

Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

Объемы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.

На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации

Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
Информационное письмо - письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.

Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Тематический обзор документов. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда. Изменения объема фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения. Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

Что можно и чего нельзя

• Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним. Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.

• Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частной жизни граждан, устанавливаются при наборе персональных данных, в совокупности позволяющих идентифицировать личность.

• Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случае наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними. Субъект персональных данных для сведений о его частной жизни может установить режим общедоступной информации, проинформировав об этом руководство архива.

• Документы, содержащие персональные данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения (смерти), адрес места жительства, служебные должности, сведения о профессии и иные сведения, представленные лицом в установленном порядке) архив может выдавать при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни.

• Разрешается по запросам организаций выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в вышеуказанных целях.

• Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти, без согласия органов опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении; архив также имеет право отказать до истечения 75-летнего срока с момента создания документов в выдаче выписок из книг регистрации актов гражданского состояния, решений судов, органов исполнительной власти и образования, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного. В исключительных случаях архив знакомит заинтересованных лиц с записями актовых книг с разрешения руководителя органа записи актов гражданского состояния или органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Архив высылает по запросам органов записи актов гражданского состояния, опеки, попечительства, правоохранительных органов, нотариата, а также судов и органов юстиции копии записей актов гражданского состояния.
По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии на бесприбыльной основе. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Реабилитированным лицам или в случае их смерти - родственникам и наследникам в установленном порядке обеспечивается право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений о третьих лицах без их согласия.

Не допускается внесение изменений в имеющиеся на хранении в архиве документы в случае выявления лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях к документам по инициативе лица или правоохранительных органов могут быть приобщены справки, уточняющие сведения о лице, справки о реабилитации и другие документы, что оформляется актом о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов и отражается в листе-заверителе дела и соответствующей графе описи.

Особые случаи

Не взимают плату за предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления), но я не представляю, как можно представить так генеалогический запрос.

В соответствии с новым законом архив обязан заключить договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. Для этого архив производит экономическое обоснование договора, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект. Проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом.

Генеалогические исследование - не тот случай, но если вы собрались выпустить книгу или диск с копиями архивных документов и продавать ее, лучше архив об этом предупредить и заключить соответствующий договор.

Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель. Виды ее, которые, в принципе могут быть связаны с генеалогией v проведение научных исследований, подготовка научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных; разработка методических документов; методические консультации. Эти работы могут проводиться в рамках разнообразных планов и программ, в которые генеалогические исследования попадут вряд ли, а также в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями. Право собственности на информационные продукты, созданные архивом на договорных началах с соисполнителем или заказчиком, определяется условиями договора.

То есть, в принципе, если вы фантастически богаты (или собрали много единомышленников) и вам хочется, чтобы архив перевел в цифровую форму все документы, содержащие генеалогическую информацию, по району, где жили ваши предки, вы можете предложить архиву грант с тем, чтобы и у него, и у вас осталась полученная таким образом база данных. Но поскольку все планируется заранее, быстро договориться об этом не удастся v такие деяния должны быть включены в план и согласованы с вышестоящими организациями.