Генеалогия для начинающих - ЗАГС

Поскольку у рассылки много новых подписчиков, которые не знают того, что я писала в начале, а архив рассылки на мейл-ру со временем удаляется, начну сначала. Но повторять не буду - это версия переработанная и дополненная.


Тема рассылки - Поиск по ЗАГСам

Актуальность рассылки определяется тем, что приближается очередной праздник, с которым имеет смысл поздравить работников ЗАГСа, может, даже и подарить им что-нибудь, они же, в основном, женщины, и в значительной степени то, что они для вас сделают, определяется их настроением.

Но сначала я хочу попросить вас о соучастии. Поскольку всем генеалогам-любителям приходится рано или поздно работать с архивами, законодательство об архивах имеет ко всем нам прямое отношение. Сейчас собираются принять новый закон, крайне расплывчатый и неопределенный, несколько активистов форума сайта решили, что по этому поводу нужно обратиться с коллективным письмом к законодателям. Текущая версия письма расположена по адресу http://www.vgd.ru/discuss.htm (ссылка больше не актуальна). Если вы согласитесь ее подпиcать, сообщите об этом пожалуйста - чем больше подписчиков, тем эффективнее может быть результат.

Чтобы углубиться в девятнадцатый век, сначала нужно как можно больше найти сведений по двадцатому веку. Первая стадия - опрос родственников - вторая - запросы в ЗАГСы, которые регистрируют и рождения, и смерти, и браки, и усыновления, и вся эта информация хранится систематизировано и часто даже в электронном виде. Тем не менее не стоит заранее рассчитывать, что там есть вся нужная вам информация.

В 1917 году был уничтожен старый порядок ведения актовых записей. В церкви и позже регистрировали крещения, венчания и отпевания, но рождения, браки и смерти с тех пор намеревалось регистрировать само государство, хотя и не имело пока для этого соответствующих органов. Было решено изъять из церквей метрические книги и разместить их в архивах при отделах ЗАГС (которых пока не было), одновременно должны были передаваться церковное имущество и кладбища.

Нередко, особенно в сельской местности, прихожане сопротивлялись изъятию церковного имущества, включая метрические книги, часть их при этом могла быть утеряна безвозвратно. Причины для сопротивления очевидны - в существовавших метрических книгах регистрировались именно культовые действия в первую очередь, нельзя было изъять, например, отдельно записи о рождении, вместе с ними изымались и записи о крещении.

Сначала предполагалось, что функция регистрации будет передана земским органам. Чем дальше от Москвы, тем позже были ликвидированы земства. Чисто теоретически, вполне могли в каких-то регионах между 20 декабря 1917 и 1920 годов рождения и смерти регистрироваться в земских органах, и метрические книги могли туда попасть.

В некоторых местах регистрацию вели при нотариальных отделах советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (смотрите соответствующие фонды), а в некоторых не вели вообще.

1919 году для отделов ЗАГС было установлено официальное название 'Местный отдел записей актов гражданского состояния: района'. Организовать их работу должен был Центральный отдел ЗАГС при НКВД. Губернские отделы ЗАГС должны были тоже заниматься организацией. Уездные отделы ЗАГС подчинили исполнительным комитетам уездных Советов, а непосредственно они находились в ведении уездных отделов милиции. В волостных центрах должны были создавать волостные отделы ЗАГС при волостных исполнительных комитетах местных Советов. Вот именно уездных и волостных отделах ЗАГС и должны были регистрировать акты гражданского состояния.

14 октября 1919 года Центрозагс разослал циркуляр о законной силе всех документов о рождениях, смертях, браках и разводах, выданные религиозными или соответствующими им организациями не позднее 31 декабря 1917 года. После этого циркуляра, то есть в конце 1919 года, органы ЗАГС более активно занялись концентрацией у себя метрических церковных книг, забирая к себе соответствующие книги из церквей своей территории. То есть обратите внимание: в какой ЗАГС могла попасть метрическая книга, зависело от административно-территориального деления на момент ее изъятия. Как правило, при изменении административно-территориального деления, все соответствующие фонды передают, но часть их может (вовсе не по злому умыслу) остаться и на старом месте.

Как правило, в таких случаях найти их можно только если прямо посмотреть описи - в ответ на запрос обычно просто пишут, что интересующий вас населенный пункт находится в другой области и переадресуют запрос.

В уездных и волостных отделах ЗАГС в первые годы их деятельности записи актов гражданского состояния до середины 1920 годов проводили в общих книгах, разделенных на разделы, в рукописном исполнении в одном экземпляре (хотя по закону должны были в двух). Во многих регионах местным отделам ЗАГС приказано было зарегистрировать факты рождения и смертей с начала 1918 года, то есть предписывалось произвести эти записи задним числом. В результате записи, включая и место рождения, делались 'со слов' и вполне могли содержать в себе данные, не соответствующие действительности.

В 1920 году отделы (подотделы) ЗАГС передали в отделы управления районных совдепов. После этого акты гражданского состояния регистрировали в волисполкомах и уездных городах. В волисполкомы идти далеко, да и специалистов не было. По этой причине многие акты оставались не зарегистрированными, или в лучшем случае составлялись неграмотные актовые книги.

Примерно в середине 1920 года вместо книг ввели специальные формы записей актов гражданского состояния, но ЗАГСЫ им не обеспечили.
Вторые экземпляры регистрационных книг за 1919-1925 года из-за отсутствия денежных средств производилась уже после 1925 года. При этом постоянно менялось административное подчинение органов ЗАГС, что вносило в этот процесс еще большую путаницу, поскольку одновременно постоянно менялась форма актовых записей.

В июле 1934 года органы ЗАГС как ведомство, хранящее первостепенную информацию по текущему учету населения, были включены в структуру подразделений Наркомата внутренних дел. И вот тогда, в работе органов ЗАГС попытались навести порядок. 27 июня 1936 года было принято Постановление ВЦИК о своевременной регистрации актов рождения и смерти. 29 августа 1937 года Приказом НКВД была утверждена Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния.

Но тут началась война.
Во время войны акты гражданского состояния во многих местах вообще не регистрировали. В ряде регионов, затронутых Великой Отечественной войной, есть пробелы в актовых записях за 10, 20 и более лет. В 1945-1950 годах в связи с обменом паспортов в отделах ЗАГС резко увеличилось количество дел по восстановлению актовых записей и их изменению, то есть существенная часть актовых записей восстановлены, возможно, изначально они были совсем другие. Кроме того 8 сентября 1943 года был принят Указ Президиума Верховного Совета СССР об усыновлении, в котором предусматривалась возможность записи усыновленных детей в качестве родных детей. Актовые записи при этом исправлялись.

В соответствии с законодательством, актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня их составления передают на постоянное хранение в государственные архивы. Далеко не все актовые записи передаются в архивы вовремя и часть даже метрических книг до сих пор хранится на местах, в местных органах ЗАГС - при отсутствии их в областном архиве, пошлите запрос туда. Актовые книги с мест передают в орган ЗАГСа соответствующего субъекта Российской Федерации, чтобы сверить актовые книги с их вторыми экземплярами, а потом передать в государственный архив. (Кстати, вы не забыли, что эти вторые экземпляры составлялись задним числом? При сверке путаница только возрастает).

После сверки второй экземпляр уничтожают, на местах в органах ЗАГС не остается ничего, все только 'в центре'. Впрочем, выписки из актовых записей могут храниться в ведомственных архивах ( по месту работы ваших предков). Если поступил запрос на выдачу повторного свидетельства, а записи уже переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой повторное свидетельство и выдают. Поэтому писать запрос все равно нужно в ЗАГС, даже если со дня рождения прошло 75 лет.

Документ, который человек получает на руки, включает в себя далеко не все сведения, которые хранятся в актовых записях в органах ЗАГС. До конца 1960-х - начала 1970-х годов информация в актовых записях была крайне скудна. Дату и место рождения как правило не указывали в записях о брачующихся и умерших, только возраст. Мало того, в записях о разводе не указывали места, где был брак заключен. (Только год, без полной даты). Форма бланка свидетельства многократно менялась, то добавляя сведения, то урезая. Тем не менее обратиться туда нужно обязательно.
В принципе, при обращении в органы ЗАГС вы, возможно, сможете получить такие сведения:

На основании актовой записи о рождении можно получить сведения о дате и месте рождения его родителей и месте их жительства на момент регистрации.

На основании актовой записи о браке вы можете получить сведения о предыдущих браках, о месте жительства обоих супругов до этого и о реквизитах документов, подтверждающих их личности, что может пригодиться при наведении справок в других местах. Правилом, требующим указать сведения о документе, подтверждающем прекращение предыдущего брака, в случае, если лицо, заключившее брак, состояло в браке ранее, часто пренебрегали.

Если вы знаете, что предок неоднократно состоял в браке, можно запросить ЗАГС о его бракосочетании (первом), в одном или нескольких населенных пунктах, где он мог проживать, на период пять лет (только в этом случае будут искать), потом за следующие пять лет и так далее.

Из актовой записи о расторжении брака можно получить сведения о регистрации брака, чтобы затем изучать актовую запись о регистрации брака.
Имея свидетельство об усыновлении или его копию, вы можете получить из актовой записи в органах ЗАГС дату составления и номер записи акта о рождении ребенка, а у же потом, из актовой записи о рождении, получить сведения о родителях. Свидетельство о рождении усыновленному ребенку выдается новое и актовая запись по желанию усыновителей (усыновителя) может быть составлена новая, тогда сведения о составлении новой записи акта о рождении ребенка вносятся в ранее произведенную запись акта о его рождении.

Необходимо отметить, что работники органов записи актов гражданского состояния не вправе без согласия усыновителей (усыновителя) сообщать какие-либо сведения об усыновлении и выдавать документы, из содержания которых видно, что усыновители (усыновитель) не являются родителями (одним из родителей) усыновленного ребенка, но все эти записи существуют.

Имея свидетельство о перемене имени или его копию, из актовой записи вы можете узнать дату и номер записи акта о рождении, откуда, через соответствующую актовую запись, получите сведения о родителях.

Если человек поменял имя, изменения вносятся во все записи актов гражданского состояния, его касающиеся, в том числе изменяются фамилия и отчество ребенка, не достигшего возраста четырнадцати лет, в записи акта о его рождении и выдается новое свидетельство о его рождении, но сведения о произведенном изменении в органах ЗАГС все равно сохраняются.

Обратившись в органы ЗАГС по поводу актовой записи о смерти вы можете дополнительно узнать причину смерти, которую тоже предполагается указывать при генеалогических исследованиях, кто получил свидетельство о смерти и где он в это время жил - поскольку почти наверняка это был родственник, возможно, эта информация пригодится для 'расширения' древа.

Сведения, полученные при регистрации, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат. Не каждому органы ЗАГС выдают информацию, а только самому человеку, о котором сделана запись, а после его смерти родственникам, представителю органа опеки и попечительства или человеку, имеющему нотариально удостоверенную доверенность от кого-то из них. Свое родство с тем, про кого посылаете запрос, нужно доказать.

ЗАГС может не раскрыть информацию из актовых записей, заявить, что она предоставляется только в юридических случаях (например по запросу суда), хотя на самом деле это не так. В этом случае, важен личный контакт и договоренность с работником ЗАГСа. Зато многие провинциальные ЗАГСы слыхом не слыхивали о 'подтверждении (доказательстве) родства' и на любого дадут свидетельство, если знаешь ФИО, дату и место.

Если вы живете в том же месте, где регистрировалась интересующая вас запись, в ЗАГС можно сходить и при личном общении просто объяснить, кем вы приходитесь тому, о ком наводите справки, и, возможно, копию вам и так дадут. А вот если вы живете далеко и пишете запрос, то в нем вы должны не только указать, что вам нужно, но и то, что человек, о котором вы спрашиваете, ныне умер, или что вы от него имеете доверенность. Как это ни печально, генеалогический поиск, как занятие несерьезное, может вызвать раздражение, поэтому напишите причину 'для представления в контору кладбища', 'взамен утерянной' или 'для вступления в права наследования'.

По правилам вам должны выслать результат не домой, а тоже в ЗАГС. То есть нужно выбрать ближайший ЗАГС, в котором удобно получить свидетельство. Когда актовую запись найдут, гербовое свидетельство вышлют в указанный вами ЗАГС, а вам отправят извещение об этом. Если не найдут, об этом тоже должны сообщить извещением. Когда письмо с гербовым свидетельством дойдет до вашего ЗАГСа, вам надо будет пойти туда и получить его, при этом, возможно, придется доказывать свое родство или показывать доверенность.

Поэтому отправляйтесь в этот ЗАГС еще до 8 марта, поздравляйте его работников с наступающим 8 марта, узнавайте у них их почтовый адрес и говорите, что придете еще к ним за ответом, тоже с подарками, чтобы был у них вечный праздник.

По правилам вы должны явиться в ЗАГС по месту жительства, имея при себе паспорт и доказательства родства или заинтересованности в актовой записи. Если, например, вы наводите справку о своих родителях, то должны иметь копии свидетельства о рождении, свидетельства об их браке (если они меняли фамилию, а вы интересуетесь их 'добрачными' временами), свидетельства о том, что вы меняли фамилию, если вы это делали, и так далее.

Эти копии вы оставите в ЗАГСе, когда будете получать высланное вам свидетельство. В ЗАГСе не обязательно оставлять нотариально заверенную копию, можно просто ксерокопию, но тогда надо показать подлинник или нотариально заверенную копию. Для доказательств родства и смерти можно использовать не только актовые записи и соответствующие свидетельства, но и такие документы, как выписки из домовых книг, копии автобиографических документов, похозяйственных книг и т.д.

Если человек, о котором вы наводите справки, жив, он должен или сам получать касающиеся его бумаги, или выдать вам доверенность. Если мертв, нужно иметь копию свидетельства о смерти.

Если вы хотите получить копию свидетельства о браке или актовой записи о ней для людей, ныне покойных, нужны копии двух свидетельств о смерти, хотя может хватить и одного.

Если у вас нет документов, которыми вы можете подтвердить родство, сначала получите их копии.
Чтобы получить присланное, нужно будет заплатить госпошлину.

Известны случаи, когда актовую запись высылали просто на дом человеку, пославшему запрос, не уточняя родство. Один из способов получения сведений бесплатно и не доказывая родство - попросить выслать вам не гербовое свидетельство, а просто сведения, а то и сообщить их вам по телефону. Безусловно, это не будет документом и не будет иметь юридической силы, но если вы просто ищете способ найти 'пропавшее звено' в родословной цепочке, результат получается вполне удовлетворительным.

Например, желая получить дополнительные сведения о родителях отца, чья актовая запись о рождении утрачена, вы можете запросить сведения из актовой записи о рождении его родного брата или сестры, чтобы далее продолжить поиск. А перед восьмым марта это же значительно легче, звоните, поздравляете с наступающим праздником, женщина улыбается, тает...

А да, поздравляю всех своих подписчиц с наступающим праздником!
(И не забудьте поздравить всех архивных работников подходящего пола).